White label rapporten of rapportages op maat zijn nu beschikbaar!
Het was een veelgevraagde functie. Dus waren wij al een tijdje druk met het uitroken van alternatieven, verschillende aanbieders aan het evalueren, kosten te berekenen en hebben zelfs een paar testen gedaan met een van de meer interessante technologieën.
Maar echt blij werden we er niet van. We zochten iets slimmers!
Het belangrijkste probleem was dat we dan iets zouden maken wat jou enkel zou helpen gegevens uit SEO Effect te rapporteren. Maar dat is niet hoe de meeste SEO-ers werken (en wij ook niet). Een typische SEO-er gebruikt meerdere tools. Meestal een — wij hopen SEO Effect — om de campagne te sturen aangevuld met een aantal tools om te analyseren, dieper te spitten, aannames te checken etc. Bijvoorbeeld SEO Effect plus Analytics plus nog een tool voor social.
Voor onze klanten, bazen of collega’s willen we toch één handig dashboard maken met daarin alle data plus een aantal notities en helpteksten over hoe de data te interpreteren. Ofwel we zochten een oplossing waarmee je jou konden helpen om:
- verschillende gegevensbronnen te combineren,
- een vrije hand te geven in wat te rapporteren,
- dingen uit te leggen,
- white label rapportage te gebruiken,
- automatisch de rapporten te kunnen actualiseren,
- en dat alles als het even kan voor een heel lage prijs.
De oplossing vonden we recht onder onze neus, en hoewel niet perfect, het voldoet aan alle eisen: Google Spreadheets.
Hoe werken deze white label rapporten?
In een Google spreadsheet kan je data van een csv, xml, json en dergelijk importeren vanuit een web adres. Die data kan je zoveel bewerken als je wil (duh, het is een spreadsheet!) en vervolgens presenteren middels mooie grafiekjes, kleuren en voorzien van je eigen teksten als toelichting. Dat ziet er dus goed uit!
We hebben een aantal HTML feeds met een csv opgezet die netjes overkomen in een Google sheet. En we zullen elke update weer wat toevoegen.
En het wordt nog mooier met Analytics. Er is een ‘Add on’ voor Google Analytics die je kan gebruiken met daarbinnen de wereld aan opties, wat het voor jou mogelijk maakt om precies dat te rapporteren wat je wil laten zien.
Valkuilen en (tijdelijke?) beperkingen
Dus helemaal top deze oplossing? Dat ook weer niet! Er zijn een aantal noemenswaardige valkuilen en beperkingen. Net als in de custom reports van Analytics, kan je metrics en dimensies mixen die helemaal niet te mixen zijn. Bijvoorbeeld een mix van sessies, gebruikers en pagina’s kan leiden tot rapporten die aangeven dat er minder sessies dan gebruikers zijn (ziet er heel vreemd uit).
Wat aardig werkt is het delen van een rapport met je opdrachtgever terwijl het rapport zich elke dag automatisch bijwerkt. Zorg wel dat je alleen het rapport deelt en niet de hele sheet. Echter PDF exports zijn matig door het ontbreken van een pagina-einde voor het printen. Ook moet je plaatjes veel ruimte geven omdat die nogal bewegelijk blijken in de web-versie (of zelfs verdwijnen).
Google sheets heeft een leuke in-cel sparkline functie maar die werken niet in een PDF of web-export (komt misschien nog). Tot slot: je kan het bewerken het beste doen in Chrome. Een test met een groot rapport zorgde voor een crash in Safari. Chrome leek het iets langer vol te houden. Ook het bewerken werkt stabieler en beter in Chrome. Dus gebruik die browser voor de set-up. Test je resultaat in ander browsers.
Als je deze beperking weet te omzeilen, dan heb je een krachtige rapportage tool tot je beschikking! We kregen al enkele “Wauw!” reacties van de eerste klanten.
Waarom tekst zo belangrijk is in een dashboard of rapport.
Even een zijlijntje…
Als je door middel van statistieken iets aan mensen wil communiceren die niet helemaal op de hoogte zijn van het wel en wee van Google, SEO, Analytics etc, dan sprint de halfwaardetijd van wat men kan onthouden naar de 5 minuten. Een glazige blik of een stijgende aandacht voor de smartphone, het zijn indicatoren dat je de absorptielimiet hebt overschreden. Dat conflicteert nogal met het belang van een goed begrip van het verhaal achter de data in een rapport of dashboard. Als men het ooit wil kunnen gebruiken als basis voor business-beslissingen, dan moeten ze het wel echt snappen!
De meesten van ons hebben wel een klant gehad die ‘enkel het aantal bezoekers wilde zien’ en blij was met elke lijn van linksonder naar rechtsboven. Maar we weten ook dat een tijdelijke situatie is en dat we op die manier niet zijn of haar business vooruit helpen.
Je moet in staat zijn om dat soort oppervlakkige gegevens als aantal bezoekers te verstrekken en een opsplitsing in segmenten met een uitleg waarom die onderliggende gegevens belangrijk voor ze zijn. Zo kan je stap voor stap je publiek te leren werken met dit soort gegevens. En om te zorgen dat het na 10 minuten nog steeds begrepen wordt, moet de uitleg in je rapport staan, direct naast de gegevens waar het over gaat.
Weer terug naar het onderwerp: deze white label oplossing maakt precies dat mogelijk!
Aan de slag!
Een stap voor instructie over hoe wij deze tool graag gebruiken. Er is alle ruimte om er je eigen draai aan te geven. Gewoon uitproberen. Maar als je de template in dit voorbeeld wil zien werken, volg dan de instructies.
Maak je eerste white label report voor een SEO Effect campagne
- Log bij voorkeur met Chrome in bij Google, bijvoorbeeld Google Drive.
- Open dit template, bij voorkeur in een Chrome browser. Het template is ‘read only’.
- Merk op dat dit rapport bestaat uit een hele zwik tabbladen: van report tot rankings.
- Tab 1 ‘reports’ ga je uiteindelijk publiceren en met je klant delen.
- Kies: Bestand > ‘Een kopie maken’ in het sheet menu om een kopie te maken met volledige toegang.
- Gebruik de rapport-data-links die je vind op deze pagina in SEOEffect (wel eerst even inloggen in SEOEffect) om de linkjes te krijgen voor Rank data of Crawl error data. Je vindt ze altijd onder ‘Reports’ > ‘Whitelabel reporting’.
- Kopieer bijvoorbeeld de eerste rank data link. Ga dan naar de Rankings tab, kies cel A1 en plak daar de URL van de voorgaande stap ipv de instructietekst die daar al stond. Klik nu enter en je ziet dat er data geladen wordt. Mocht dit niet werken; kies dan cel A2 en type: “=IMPORTDATA(A1)”
- Doe vervolgens hetzelfde voor de Crawl errors sheet: kopieer deze URL vanuit SEOEffect in de tab ‘Crawl Errors’
- Kies: Add-ons > Add-ons toevoegen > Google Analytics > Geef GA toegang tot uw Google account
- Vervolgens, wederom in het Goolge spreadsheet menu, ga je naar Add-ons > Google Analytics > Create new report
- Vul alle velden in zoals hiernaast weergegeven in het plaatje.
- Sla het rapport op door op de blauwe knop ‘Create Report’ te klikken.
- Klik dan op “Run reports” in het “Add-on” > “Google Analytics” menu. De data zal worden toegevoegd in de “Sessions and Bounces” tab.
- Let op: standaard worden de laastte 7 dagen ingeladen. Onder de tab ‘Report configuration’ kun je dit wijzigen bij ‘Last N days’ of ‘Start date’ en ‘End date’.
- Kijk nu in de “Report” tab en je vindt een eenvoudig voorbeeld van een dashboard met gegevens uit twee bronnen: SEO Effect en Analytics.
Opmaak van het white label raport
- Uiteraard kan je de layout functies van Google sheets gebruiken om de look and feel te laten matchen op jouw bedrijf of dat van je klant (of geef het een gezellige kerst sfeer als het die tijd van het jaar is). Net wat je wil!
- Ga naar de eerst tab ‘reports’ en vernvang de tekst in cel A1 door het logo van jouw bedrijf.
- Vervang de template naam door iets wat je gemakkelijk kunt aanpassen aan een klantnaam bv . SEO rapport [klant1] [mijn bureau]
- Pas de kleuren aan aan je huisstijl.
- Sla het rapport op on een eigen template naam voor hergebruik.
Gegevens verversen
Het mooie is dat je het rapport wat je straks met je klant gaat delen ook altijd up to date kunt houden. Dit doe je zo:
- Voordat je het rapport deelt met je klant klik je op ‘Add-ons’ > Google Analytics > Schedule reports > Vink ‘Enable reports to run automatically’> kies een schedule.
- De data van SEO Effect worden dan ook in het gekozen schema ververst.
- Deel nu de link met je klant volgens het recept hieronder.
Publiceren van het white label report
- Ga naar ‘Bestand’ > ‘Publiceren op internet’ en selecteer dan de Report tab uit de keuzelijst om niet de gehele configuratie mee te publiceren.
- Je kunt uiteraard ook de tab ‘Crawl errors’ en ‘Rankings’ mee publiceren.
- Test de link in een andere browser om te controleren of het werkt zoals bedoeld. Staat alles goed, ook de doc title? De site URL in cel A4?
- Deel de link met je klant.
- Je kunt het delen met je klant stoppen door te kiezen voor ‘Bestand’ > ‘Publiceren op internet’ > ‘Publiceren stoppen’.
Nog een paar dingen om in de gaten te houden
- De breedte van het template is niet random. Het past zo netjes op een iPad scherm.
- Wees voorzichtig met hoe je de Report tab deelt. Zorg dat je niet per ongelijk het hele spreadsheet deelt, tenzij je dat ook echt wil. Gebruik de Bestand > ‘Publiceren op internet’ optie en selecteer dan de Report tab uit de keuzelijst om niet de gehel configuratie mee te publiceren. Test de link in een andere browser om te controleren of het werkt zoals bedoeld.
- Mocht je problemen zien met de gegevens uit Google Analytics, probeer dan om het spreadsheet op US te zetten. Dit doe je onder ‘Bestand’ > ‘Spreadsheetinstellingen”.
- Voeg extra rapporten van Google analytics toe. Om deze zichtbaar te krijgen op de ‘Report’ tab, kies je een Diagram via ‘Invoegen’ > ‘Diagram’
- Heb je je vergist bij het toevoegen van data:
- SEO Effect data: vervang gewoon de Api URL en klik enter
- Google Analytics data: vervang de GA ID van een bestaand rapport en laat het rapport opnieuw draaien.
We zullen in de komende maanden steeds een extra data-set beschikbaar maken onder ‘Reports’> ‘Whitelabel reporting’.